Kunden und Projekte verwalten§

Die Projektverwaltung befindet sich für Unternehmensadministratoren unter Administration > Kunden und Projekte. Projektverantwortliche erhalten – abhängig von ihrer Rolle – eine eigene Projektsicht mit den Projekten, für die sie verantwortlich sind.

Kunden- und Projektübersicht§

Kunden bilden die übergeordnete Ebene. Unter jedem Kunden werden dessen Projekte angezeigt. Über Archivierte anzeigen können archivierte Kunden und Projekte zusätzlich eingeblendet werden.

In der Projektübersicht können – abhängig von den freigeschalteten Funktionen – unter anderem folgende Informationen erscheinen:

• Name
• Nummer
• Beschreibung
• letzte Projektzeit
• Projektverantwortliche
• Kunden-E-Mail
• Endkunde
• Projektzeitraum
• Budget
• Abrechenbar
• Abrechnungsart
• Preis
• erfasster Wert
• verfügbarer Restwert
• abgerechnet
• noch nicht abgerechnet

Neues Projekt anlegen§

Ein Projekt wird immer innerhalb eines Kunden angelegt.

1. Öffnen Sie Administration > Kunden und Projekte.
2. Öffnen Sie den gewünschten Kunden.
3. Wählen Sie die Aktion zum Hinzufügen eines Projekts.
4. Erfassen Sie die Projektdaten.
5. Wählen Sie Speichern.

Der Projektdialog ist in Registerkarten gegliedert. Je nach Tarif und Berechtigung stehen Allgemein, Benutzer & Zugriff und Abrechnung zur Verfügung.

Registerkarte Allgemein§

Unter Allgemein werden die grundlegenden Projektdaten gepflegt:

• Name
• Nummer
• Beschreibung
• Beginn: Projekt
• Ende: Projekt
• Endkunde

Wenn bei diesem Kunden bereits Endkundenbezeichnungen verwendet wurden, können vorhandene Werte über Endkunde auswählen übernommen werden. Eine freie Eingabe bleibt möglich.

Der Projektbeginn darf nicht nach dem Projektende liegen; ZemiPro begrenzt die Datumsauswahl entsprechend.

Registerkarte Benutzer & Zugriff§

Unter Benutzer & Zugriff werden Projektzuordnungen und Zugriffsrollen gepflegt.

Mitarbeiter zuordnen§

Über Mitarbeiter zuordnen kann ein Mitarbeiter dem Projekt hinzugefügt werden. Bereits zugeordnete Benutzer werden darunter aufgelistet und können über die jeweilige Entfernen-Aktion wieder aus dem Projekt genommen werden.

Nur Benutzer, die noch nicht zugeordnet sind, werden in der Auswahlliste angeboten.

Projektverantwortliche§

Wenn die Funktion im Tarif enthalten ist, können festgelegt werden:

• ein Verantwortlicher
• weitere Teilverantwortliche

Der Verantwortliche wird separat ausgewählt. Weitere Teilverantwortliche werden ergänzend hinzugefügt. Ein Mitarbeiter kann nicht nochmals als Teilverantwortlicher gewählt werden, wenn er bereits Verantwortlicher oder Teilverantwortlicher ist.

Kundenzugriff§

Wenn der Kundenzugriff im Tarif enthalten ist, kann dem Projekt ein als Kunde geführter Benutzer als Ansprechpartner zugeordnet werden. Zusätzlich kann eine E-Mail: Kunde hinterlegt werden.

Ein zugeordneter Ansprechpartner wird angezeigt und kann über Ansprechpartner entfernen wieder gelöst werden.

Registerkarte Abrechnung§

In der Registerkarte Abrechnung wird die fachliche Abrechnungsart des Projekts festgelegt. Der aktuelle Projektstand kennt drei Abrechnungsarten:

Bei Stunden werden die erfassten Werte als Arbeitsstunden behandelt. Tages-, Wochen- und Monatsgrenzen sowie die Stoppuhr beziehen sich auf stundenbasierte Projekte.

Bei Pauschal wird statt Stunden eine Anzahl/Menge erfasst. Projektbezogene Grenzen werden entsprechend als Gesamtanzahl behandelt.

Bei Personentage wird ebenfalls eine Menge erfasst, fachlich jedoch als Personentage. Für einen Benutzer kann innerhalb desselben Projekts pro Kalendertag insgesamt höchstens 1 Personentag erfasst werden.

Je nach Abrechnungsart ändern sich die Bezeichnungen weiterer Felder. Das projektbezogene Gesamtlimit heißt beispielsweise Gesamtstunden, Gesamtanzahl oder Personentage.

Zusätzlich können – soweit im Tarif verfügbar – projektbezogene Werte wie Budget und Preis hinterlegt werden. Ihre Bedeutung richtet sich nach der gewählten Abrechnungsart.

Die Abrechnungsart wirkt sich auch auf Auswertungen, Summen, Import, projektbezogene Benutzerlimits und die Darstellung in Zeitnachweisen aus.

Projekt bearbeiten§

Über das Stift-Symbol wird ein Projekt im selben Dialog wie bei der Neuanlage geöffnet. Änderungen werden mit Speichern übernommen.

In der Projektadministration darf nur der Verantwortliche die Projektstammdaten bearbeiten, das Projekt archivieren, wiederherstellen oder löschen. Teilverantwortliche können die ihnen zugeordneten Management- und Projektzeitenfunktionen nutzen; nicht zulässige Verwaltungsaktionen sind deaktiviert.

Projekt kopieren§

Unternehmensadministratoren können ein vorhandenes Projekt über Projekt kopieren als Grundlage für ein neues Projekt verwenden. Die Funktion steht in der reinen Projektverantwortlichen-Sicht nicht zur Verfügung.

Vor dem Speichern sollten insbesondere Projektname, Nummer, Zeitraum, Zuordnungen und Abrechnungsdaten überprüft werden.

Projekt archivieren und wiederherstellen§

Ein nicht mehr aktives Projekt kann über Projekt archivieren archiviert werden. Historische Daten bleiben dadurch erhalten.

Mit Archivierte anzeigen wird das archivierte Projekt wieder sichtbar. Anschließend kann es über Projekt wiederherstellen reaktiviert werden.

Für Projekte mit bestehenden Projektzeiten ist die Archivierung in der Regel der Löschung vorzuziehen.

Projekt löschen§

Ein Projekt kann nur gelöscht werden, wenn ZemiPro es fachlich als löschbar einstuft. Ist das Löschen nicht zulässig, ist die Löschaktion deaktiviert.

Vor dem endgültigen Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage mit dem Namen des Projekts.

Verantwortung für ein Projekt beenden§

In der Projektverantwortlichen-Sicht kann ein Verantwortlicher seine Verantwortung für ein Projekt beenden. Diese Aktion ist nur für archivierte Projekte vorgesehen.

ZemiPro verlangt vor dem Beenden der Verantwortung eine Bestätigung.

Projektbezogene Benutzereinstellungen§

Für einen dem Projekt zugeordneten Benutzer können – soweit im Tarif enthalten – projektbezogene Einstellungen gepflegt werden.

Dazu gehören:

• Individuelle Bezeichnung des Projekts für diesen Benutzer
• Maximal erfassbare Stunden pro Tag
• Maximal erfassbare Stunden pro Woche
• Maximal erfassbare Stunden pro Monat
• Maximal erfassbarer Gesamtwert im Projekt

Der projektbezogene Gesamtwert darf das Projektbudget nicht überschreiten. Nicht gesetzte individuelle Stundenwerte fallen auf die übergeordneten Regeln zurück.

Projektzeiten eines Benutzers öffnen§

In der aufgeklappten Projektübersicht können berechtigte Benutzer die Projektzeiten eines zugeordneten Benutzers direkt öffnen. Abhängig von der Rolle ist die Ansicht entweder bearbeitbar oder schreibgeschützt.

Datensicherung der Kunden- und Projektdaten§

Unternehmensadministratoren können – sofern diese Funktion im Tarif enthalten ist – in Kunden und Projekte die Aktion Sichern verwenden. Sie dient der Sicherung bzw. Ausgabe der hierfür vorgesehenen Daten und ist von den automatischen betrieblichen Datensicherungen zu unterscheiden.