Typische Arbeitsabläufe§

Dieses Kapitel beschreibt häufige Aufgaben als konkrete Schritt-für-Schritt-Abläufe. Welche Schaltflächen und Felder sichtbar sind, hängt von Rolle, Tarif und den Einstellungen des Unternehmens ab.

Projektzeit manuell erfassen§

1. Öffnen Sie im Hauptmenü Projektzeiten.
2. Wählen Sie Projektzeit erfassen.
3. Geben Sie das Datum an.
4. Wählen Sie das Projekt, auf das die Zeit gebucht werden soll.
5. Bei stundenbasierter Erfassung geben Sie Beginn und Ende ein. Alternativ kann der Wert direkt über das Stundenfeld erfasst bzw. aus Beginn und Ende berechnet werden.
6. Erfassen Sie bei Bedarf eine oder mehrere Pausen.
7. Wählen Sie gegebenenfalls eine vorhandene Beschreibung aus oder tragen Sie eine eigene Beschreibung ein.
8. Wählen Sie Speichern.

Mit Speichern & Neu wird der aktuelle Eintrag gespeichert und anschließend direkt ein neuer Erfassungsdialog geöffnet. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn mehrere Tätigkeiten nacheinander nacherfasst werden.

Pausen erfassen§

Bei stundenbasierten Projekten können mehrere Pausen zu einem Eintrag gespeichert werden. Für jede Pause können Von, Bis und die daraus resultierenden Pausenstunden angegeben werden. Über die Berechnungsfunktion können die Pausenstunden aus Von und Bis ermittelt werden.

Mit Pause hinzufügen wird eine weitere Pause angelegt. Über das Papierkorb-Symbol kann eine Pause wieder entfernt werden.

Zeiterfassung mit der Stoppuhr§

Wenn die Stoppuhr für das Unternehmen freigeschaltet ist, kann eine Tätigkeit direkt beim Arbeitsbeginn gestartet werden.

1. Öffnen Sie Projektzeiten.
2. Wählen Sie Projekttätigkeit beginnen.
3. Wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste.
4. Die laufende Projekttätigkeit wird nun als aktive Stoppuhr angezeigt.
5. Während der Laufzeit kann die Aktivität – sofern möglich – pausiert und später fortgesetzt werden.
6. Wählen Sie Beenden und bearbeiten, wenn die Tätigkeit abgeschlossen ist.
7. Prüfen bzw. ergänzen Sie die erzeugte Projektzeit und speichern Sie sie.

Mit Abbrechen wird die laufende Stoppuhr verworfen. Eine Stoppuhr, die über Mitternacht läuft, kann bei einzelnen Pausenfunktionen eingeschränkt sein.

Bestehende Projektzeit bearbeiten§

1. Öffnen Sie Projektzeiten.
2. Suchen Sie den gewünschten Eintrag über Datum, Projekt, Benutzer oder Beschreibung.
3. Wählen Sie beim Eintrag das Bearbeiten-Symbol.
4. Ändern Sie die gewünschten Angaben.
5. Wählen Sie Speichern.

Eine Bearbeitung kann gesperrt sein, wenn der Eintrag bereits festgeschrieben, genehmigt oder abgerechnet wurde oder außerhalb des zulässigen Bearbeitungszeitraums liegt.

Projektzeit löschen§

1. Öffnen Sie Projektzeiten.
2. Wählen Sie beim gewünschten Eintrag das Papierkorb-Symbol.
3. ZemiPro zeigt zur Kontrolle Projekt, Datum und Beschreibung des ausgewählten Eintrags an.
4. Bestätigen Sie das Löschen.

Auch das Löschen unterliegt den für die Bearbeitung geltenden Berechtigungen und Sperren.

Projektzeiten filtern§

Die Übersicht kann über die Filter in den Tabellenspalten eingeschränkt werden. Typische Filter betreffen Datum, Kunde, Projekt, Benutzer, Beschreibung und Status.

Filter wirken auch auf nachgelagerte Aktionen. Vor dem Erzeugen eines Zeitnachweises oder Exports sollte deshalb geprüft werden, ob tatsächlich nur die gewünschten Einträge angezeigt werden.

Mit der Funktion zum Zurücksetzen der Filter kann wieder die vollständige zulässige Ansicht hergestellt werden.

Projektzeiten zusammenfassen§

Über Einträge zusammenfassen kann in den Zusammenfassungsmodus gewechselt werden.

1. Aktivieren Sie die Funktion Einträge zusammenfassen.
2. Markieren Sie die Einträge, die kombiniert werden sollen.
3. ZemiPro prüft, ob die Einträge fachlich zusammengefasst werden können.
4. Bestätigen Sie den Vorgang.

Vor der Bestätigung zeigt ZemiPro die Anzahl der ausgewählten Einträge an. Nicht miteinander kompatible Einträge können nicht gemeinsam zusammengefasst werden.

Projektzeiten festschreiben§

Wenn der Workflow Stunden festschreiben aktiviert ist, können berechtigte Benutzer ausgewählte Projektzeiten festschreiben.

1. Filtern bzw. wählen Sie die betreffenden Projektzeiten aus.
2. Wählen Sie Projektzeiten festschreiben.
3. Bestätigen Sie den Vorgang.

Wichtig: Das Festschreiben kann nicht rückgängig gemacht werden. Festgeschriebene Projektzeiten sind anschließend gegen normale Änderungen geschützt.

Projektzeiten genehmigen§

Wenn die Genehmigungsfunktion aktiviert ist, können berechtigte Benutzer ausgewählte Projektzeiten genehmigen.

1. Zeigen Sie die zu genehmigenden Projektzeiten an.
2. Wählen Sie Projektzeiten genehmigen.
3. Bestätigen Sie den Vorgang.

Bei der Genehmigung werden die ausgewählten Projektzeiten gleichzeitig festgeschrieben. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Je nach Rolle kann die Genehmigungsfunktion beispielsweise im Kunden- oder Projektverantwortlichen-Kontext zur Verfügung stehen.

Projektzeiten als abgerechnet kennzeichnen§

Wenn der entsprechende Workflow aktiviert ist, können berechtigte Benutzer Projektzeiten als abgerechnet kennzeichnen.

1. Zeigen Sie die betreffenden Projektzeiten an.
2. Wählen Sie Projektzeiten als abgerechnet kennzeichnen.
3. Bestätigen Sie den Vorgang.

Die betroffenen Projektzeiten werden dabei ebenfalls festgeschrieben. Auch dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Zeitnachweis anzeigen und drucken§

Über die Druckfunktion kann ein Zeitnachweis für die aktuell relevanten Projektzeiten erzeugt werden.

Standardmäßig steht der normale Zeitnachweis zur Verfügung. Sind zusätzliche Vorlagen eingerichtet und im aktuellen Tarif enthalten, können weitere Ausgabevorlagen angeboten werden.

Vor dem Drucken sollte geprüft werden, ob der gewünschte Zeitraum und die richtigen Projekte bzw. Benutzer gefiltert sind.

Daten herunterladen§

Abhängig vom gebuchten Funktionsumfang können Projektzeiten in mehreren Formaten heruntergeladen werden:

• PDF
• HTML
• Excel (.xlsx)
• CSV
• XML – einfach oder ausführlich
• JSON – einfach oder ausführlich
• zusätzliche Vorlagenformate

Nicht jeder Tarif muss alle Formate enthalten. Deshalb kann das Downloadmenü bei verschiedenen Unternehmen unterschiedlich aussehen.

Für die Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationen eignet sich in der Regel Excel oder CSV. XML und JSON sind hauptsächlich für technische Weiterverarbeitung bzw. Datenaustausch vorgesehen.

Zeitnachweis per E-Mail versenden§

Wenn der E-Mail-Versand freigeschaltet ist, kann ein Zeitnachweis direkt aus ZemiPro versendet werden.

1. Öffnen Sie die zu versendenden Projektzeiten.
2. Wählen Sie die E-Mail-Funktion.
3. Wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat, beispielsweise PDF, HTML oder Excel.
4. Legen Sie die vorgesehenen Empfänger fest.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere E-Mail-Adressen.
6. Optional kann eine persönliche Nachricht mit maximal 2.000 Zeichen ergänzt werden.
7. Wählen Sie Senden.

Ob ein Versand an Kunden zulässig ist, kann zentral in den Unternehmenseinstellungen eingeschränkt werden.

Projektzeiten importieren§

1. Öffnen Sie Projektzeiten und anschließend den Import.
2. Wählen Sie eine CSV- oder JSON-Datei mit maximal 5 MB aus.
3. Stellen Sie bei CSV-Dateien das richtige Trennzeichen ein.
4. Wählen Sie das Zielprojekt.
5. Prüfen Sie die automatisch vorgeschlagene Spaltenzuordnung. Für Stundenprojekte müssen mindestens Datum und Stunden, für mengenbasierte Projekte mindestens Datum und Anzahl/Menge zugeordnet sein.
6. Wählen Sie Einlesen.
7. Prüfen Sie die Vorschau. Fehlerhafte Zeilen werden nicht übernommen; Zeilen mit Warnungen sollten fachlich geprüft werden.
8. Bearbeiten oder entfernen Sie problematische Zeilen bei Bedarf direkt in der Vorschau.
9. Wählen Sie Speichern.

ZemiPro übernimmt nur Datensätze ohne Fehler. Ob Datensätze mit Warnungen gespeichert werden können, hängt von den Unternehmenseinstellungen ab.

Eine einfache CSV-Datei für ein Stundenprojekt kann beispielsweise so aufgebaut sein:

Datum;Beginn;Ende;Stunden;Beschreibung
12.09.2026;08:00;12:00;4,0;Entwicklung
12.09.2026;13:00;16:30;3,5;Dokumentation

Für die Zuordnung sind die Spaltennamen nicht auf genau diese Bezeichnungen festgelegt; ZemiPro erkennt zahlreiche Synonyme und erlaubt die manuelle Zuordnung.